Khuyến mãi nổi bật
Tin nổi bật

Hội nghị trực tuyến (teleconference) là gì? - Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng

Hội nghị trực tuyến (teleconference) là gì mà nhiều người dùng đến vậy. Trong một doanh nghiệp nhỏ liệu có phù hợp dùng phương pháp này. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để có thể đưa ra đáp án phù hợp cho mình. 

Hội nghị trực tuyến (teleconference) là gì?

Hội nghị trực tuyến là một trong những khái niệm được nhắc đến nhiều nhất hiện nay. Chúng được xem là công cụ hỗ trợ người dùng để trao đổi các vấn đề nhanh chóng, không cần tốn công sức đi lại, gặp mặt,...

Dù ở bất kỳ vị trí địa lý nào bạn cũng có thể tham gia cuộc họp nhanh chóng. Tất cả sẽ cùng nói chuyện, trao đổi như đang ngồi trong cùng một không gian. 

Nhiều người thường thắc mắc không biết họp trực tuyến là gì, không rõ chúng được ứng dụng tại đâu. Hơn nữa khi họp những người tham gia sẽ phải có thiết bị hay vật dụng nào không. Tất cả sẽ được giải đáp cụ thể qua phần dưới đây, các bạn hãy cùng theo dõi nhé.

Trường hợp nào nên sử dụng họp trực tuyến

  • Khi người dùng không thể gặp mặt trực tiếp ví dụ như trong đợt dịch Covid đang giãn cách xã hội.

  • Trường hợp nhân viên sống tại những địa điểm cách quá xa nhau, vì thời gian, chi phí không thể đến buổi họp. Hay trường hợp bất khả kháng sếp đi công tác xa cần họp với nhân viên ở văn phòng thì có thể sử dụng phòng họp trực tuyến. 

  • Doanh nghiệp không đủ chỗ ngồi để tổ chức những buổi họp lớn toàn công ty. Vậy nên sử dụng hội thảo trực tuyến sẽ là cách tốt nhất trong trường hợp này..

  • Khi bạn muốn cuộc họp tối ưu, tiết kiệm chi phí nhất.

  • Hay trong những buổi họp nhóm, thảo luận, làm việc theo team cần nhiều người thao tác, diễn giải thì nên sử dụng hội nghị trực tuyến thay vì gặp mặt nhau trực tiếp. 

Lợi ích của cuộc họp trực tuyến 

Tại những doanh nghiệp nước ngoài họp trực tuyến rất phổ biến. Chúng không những giúp mọi việc được giải quyết nhanh chóng mà còn mang lại nhiều lợi ích nhất định như:

  • Kết nối nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau. Dù cách xa hàng trăm nghìn kilomet thì bạn yên tâm rằng cuộc họp vẫn có thể diễn ra trơn tru.

  • Không cần tốn thời gian di chuyển từ các địa điểm. Bạn chỉ cần ngồi nhà và mở màn hình laptop, điện thoại,... đã có thể bắt đầu tham gia cuộc họp.

  • Tiết kiệm chi phí tối đa khi tổ chức cuộc họp.

  • Có thể trao đổi chuyên môn, đào tạo từ xa. 

  • Ứng dụng được trong nhiều ngành nghề từ kinh tế, công nghệ, y tế, giáo dục,...

Cách tổ chức một cuộc họp trực tuyến

Để tổ chức một buổi hội nghị trực tuyến (teleconference) mọi người cần lưu ý 3 vấn đề dưới đây. Chúng rất đơn giản và không hề cầu kỳ, chỉ cần lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp mọi việc diễn ra nhanh chóng. 

♦ Lên kế hoạch rõ ràng. Để cuộc họp trực tuyến diễn ra nhanh chóng, tiện lợi mọi người cần lưu ý và lên kế hoạch cụ thể về ngày, giờ, công cụ, phương tiện họp. Nên làm bản nhắc nhở để mọi người có thẻ biết và chuẩn bị kỹ càng.

♦ Setup những trang thiết bị cần cho buổi họp. Thông thường người tham gia chỉ cần có một chiếc laptop được trang bị đủ camera và micro là được. Tuy nhiên với người đứng đầu cuộc họp là sếp nếu cần nên có những màn hình lớn để mọi người theo dõi dễ hơn.

♦ Đặt ra những quy định trước khi bắt đầu cuộc họp. Để mọi thứ không bị náo loạn thì người tạo ra cuộc họp nên đề ra một số yêu cầu. Ví dụ như tắt micro khi nào nêu ý kiến mới bật, ngồi ngay ngắn, nghiêm túc,...

Hội nghị trực tuyến có diễn ra tốt đẹp không phụ thuộc rất lớn vào người đứng đầu. Chính vì vậy bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng và đưa ra những yêu cầu phù hợp. 

Có nên sử dụng phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ không

Đối với doanh nghiệp nhỏ đang băn khoăn không biết nên sử dụng hội nghị trực tuyến hay không thì chúng tôi nghĩ rằng là có.

Đây là một trong những phương pháp rất phổ biến tại nước ngoài, chúng cho phép người dùng có thể gọi theo nhóm ít hoặc đông người. Hơn nữa khi hết giờ làm cần trao đổi nhanh thì cuộc họp trực tuyến tổ chức cũng dễ dàng hơn.

Bạn không phải lo lắng sử dụng chúng tốn kém chi phí vì hiện nay có rất nhiều phần mềm, ứng dụng cho phép gọi điện miễn phí. Mọi người có thể tham khảo thêm cách tổ chức cuộc gọi trực tuyến bằng Zalo, Skype hoặc Zoom trên trang web smediavn.com của chúng tôi. Hy vọng qua bài viết doanh nghiệp bạn sẽ tìm được giải pháp phù hợp. Nếu cần tư vấn thêm các bạn có thể liên hệ Sun Media để được hỗ trợ kịp thời.

Xem ngay: Báo giá dịch vụ cho thuê thiết bị IT - Giảm giá tới 20%