Khuyến mãi nổi bật
Tin nổi bật

Cách thiết lập phòng họp trực tuyến cho bàn chữ nhật

Họp trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chúng giúp giảm thiểu chi phí đi lại giữa nhân sự các trụ sở với nhau lại rất nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên đây cũng là hình thức mới và chưa được nhiều công ty áp dụng. Để biết cách thiết lập phòng họp trực tuyến đơn giản, hiệu quả hãy xem ngay bài viết dưới đây. 

Các thiết bị cần dùng khi setup phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến là một trong những điều phổ biến nhất hiện nay. Sự phát triển của công nghệ thông tin nhanh chóng khiến nhiều công ty đã quyết định làm việc tại nhà. Đặc biệt trong đợt dịch vừa qua rất nhiều công ty không thể đến gặp mặt, trao đổi trực tiếp với đối tác. Chính vì vậy sử dụng phòng họp trực tuyến lúc này sẽ là giải pháp tốt trong thời đại công nghệ 4.0.

Để chuẩn bị cho hệ thống phòng họp trực tuyến chúng ta sẽ cần một số thiết bị sau.

  • Nếu họp trực tuyến qua phần mềm như Zoom, Zalo, Skype,... thì chỉ cần một chiếc laptop là xong. Nếu họp nhiều người bạn có thể lắp đặt thêm các màn máy chiếu để mọi người có thể cùng nhìn rõ hơn.

  • Còn nếu công ty bạn thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến qua phần cứng thì sẽ cần một số công cụ. Ví dụ như Codec, Micro, Camera, Remote, Bộ nguồn và dây cáp đi kèm. Trong một số trường hợp sẽ cần trang bị thêm MCU (Multi Control Unit). 

Khi đã có đầy đủ đồ dùng chúng ta sẽ cùng tiến hành setup phòng họp trực tuyến cho bàn chữ nhật. Đây là loại bàn khá phổ biến và thường gặp trong rất nhiều công ty. 

Cách thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến cho bàn chữ nhật

Thiết lập hình ảnh

Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cách thiết lập phòng họp trực tuyến nhỏ, có thể 5 người cùng tham dự một lúc. Vì chiều dài của dây kết nối (HDMI) có hạn nên khuyến cáo sử dụng những loại bàn dưới 3m. 

Vì là bàn họp nhỏ nên công ty có thể tận dụng laptop, máy tính đã có sẵn để tránh lãng phí. Tuy nhiên để hình ảnh được rõ nét nhất mọi người nên sử dụng camera có độ nét cao, full HD để hình ảnh nhận diện không bị nhòe, xấu, gây ức chế cho người nhìn. Một số loại camera có giá rẻ và chất lượng tốt mọi người có thể tham khảo như Camera Logitech C930, Camera Logitech C920, Camera Telycam TLC 200U2s (zoom 4x). 

Màn hình máy tính và camera chỉ cần để trước. Nếu sử dụng loại màn hình lớn có thể treo trước tường để làm việc thuận tiện hơn. Lưu ý khi thiết lập mô hình phòng họp trực tuyến nên xác định trước số người tham gia để có thể bố trí phù hợp. 

Thiết lập âm thanh, ánh sáng

Vì là họp trực tuyến nên bạn cần đảm bảo những yếu tố liên quan đến âm thanh, ánh sáng. Nên có đầy đủ đèn, không quá tối, để đảm bảo người bên kia có thể dễ dàng quan sát. Vì là phòng họp nhỏ nên âm thanh sẽ không bị vọng, vang, nhiễu quá nhiều. Bạn chỉ cần đảm bảo không gian xung quanh yên tĩnh đã có thể bắt đầu buổi họp. 

Có thể lắp đặt thêm các loại loa hoặc mic, thiết bị âm thanh hỗ trợ mọi người trong lúc nói chuyện. Giá trung bình các thiết bị dao động từ 5 - 7 triệu đồng. 

Nếu chưa thể đầu tư quá nhiều bạn hoàn toàn có thể dùng qua các phần mềm trực tuyến. Tuy nhiên chúng sẽ phụ thuộc lớn vào đường truyền mạng nên cần chú ý đến điều này.

Hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến

Để sử dụng phòng họp trực tuyến được hiệu quả chúng tôi có một số hướng dẫn dưới đây. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn có thêm thông tin và làm việc hiệu quả hơn.

  • Sử dụng tai nghe để có tín hiệu truyền thanh tốt nhất.

  • Để ý không gian, ánh sáng xung quanh. 

  • Liên tục trao đổi và có thông báo khi bắt đầu, tránh trường hợp hai bên đường truyền không ổn định không thể bắt đầu cuộc họp nhanh chóng.

  • Điều chỉnh góc độ camera phù hợp chiếu đến tất cả mọi người.

  • Chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị điện tử trước khi bắt đầu.

Họp trực tuyến hiện đang là công nghệ tiên tiến giúp tối ưu việc trao đổi giữa các doanh nghiệp, công ty. Chúng không những mang lại hiệu quả cao mà giá thành cũng không quá đắt đỏ. Chúng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giảm khoảng cách, tăng chất lượng hợp tác công việc. Để biết rõ về cách setup phòng họp trực tuyến mọi người có thể liên hệ trực tiếp với Sun Media để được tư vấn thêm. Rất mong được hợp tác với công ty, mang lại nhiều giá trị về công nghệ phát triển trong tương lai.